13 modele și exemple de mesaje de e -mail absență

Selectați opțiunea Răspuns automat activat Și specificați data de începere a activării mesajului. Verificând Ultima zi, Răspunsul automat va dezactiva automat la data aleasă. Introduceți lipsa de absență în caseta prevăzută în acest scop. Rețineți că Gmail oferă multe opțiuni pentru modelarea textului.

Scrieți un e-mail de absență înainte de plecarea sa în vacanță

Biroul dvs. este ordonat, fișierele dvs. urgente sunt cret, precum și valiza dvs. Ești pe cale să pleci în vacanță și toți colegii tăi sunt conștienți. Dar v -ați gândit să avertizați ceilalți angajați, clienți și parteneri ?

Înainte de a pleca săptămâni lungi și pentru a anticipa neînțelegerile și situațiile de urgență posibile, este recomandat cu tărie să activați mașina automată (sau manager de absență) a căsuței poștale. Marca reală de profesionalism, această formalitate nu trebuie trecută cu vederea.

Dar cum să o faci ? Care este procedura de a programa un e -mail de absență ? Vă explicăm cum să faceți acest pas pe Gmail, Outlook și Windows 10.

Pregătiți un mesaj clar

Mesajul absenței trebuie să fie concis și limpede. Obiectivul este clar: preveniți absența dvs. și indicați data întoarcerii dvs. Dacă sunteți prea lung, mesajul își pierde eficacitatea și, prin urmare, nu are niciun interes. În unele cazuri, este posibil să se ofere și datele de contact ale unui coleg pentru a contacta în caz de urgență. Cu toate acestea, preferă e -mailul la numărul de telefon: persoana în cauză va fi mai puțin deranjată. Desigur, trebuie evitate greșelile de ortografie.

Exemplu de mesaje

Versiune bilingvă

Dacă lucrați la nivel internațional, aveți tot interesul să oferiți o versiune tradusă a mesajului dvs.

Merci pour email votre.

Sunt în afara funcției de la [data] până la [data] și nu voi avea acces la e-mailurile mele.

Voi reveni la tine cât mai repede.

În caz de urgență, vă rugăm să contactați [xxxx] prin e -mail [[email protected]].

Atingerea personală

A fi clar și concis nu înseamnă a fi și convențional. În funcție de sectorul dvs. de activitate și funcția dvs., și mai ales dacă aveți de -a face cu clienții, puteți juca cartea de creativitate și ușurință, alunecând un nod către produsele dvs .: ” În absența mea, nu ezitați să aruncați o privire asupra site -urilor noastre Hellowork, Helloworklace și BDM. Ne putem schimba apoi când mă întorc. »»

Capcane

Nu lăsați în niciun caz numărul de telefon. Chiar dacă nu sunteți un adept al deconectării în vacanță și că consultați din când în când e -mailurile profesionale, corespondenții dvs. trebuie să înțeleagă că nu ar trebui să aștepte nicio întoarcere din vacanțe.

Cum să activați mesajul ?

E -mail automat pe Gmail

Pentru a activa funcția de răspuns automat, faceți clic pe roata creată din dreapta sus și selectați Vezi toate parametre. În fila Generală, din stânga sus, mergeți direct la secțiune răspuns automat (Ultima secțiune a secțiunii).

Selectați opțiunea Răspuns automat activat Și specificați data de începere a activării mesajului. Verificând Ultima zi, Răspunsul automat va dezactiva automat la data aleasă. Introduceți lipsa de absență în caseta prevăzută în acest scop. Rețineți că Gmail oferă multe opțiuni pentru modelarea textului.

Dacă doriți să avertizați doar corespondenții care apar în agenda dvs. de adrese Gmail, bifați caseta Trimiteți un răspuns numai oamenilor din contactele mele. Apoi validați verificând Salvați modificările din partea de jos a paginii. Dacă nu ați bifat caseta Ultima zi, Pentru a dezactiva mașina de răspundare automată, pur și simplu reveniți la filă și selectați opțiunea Răspuns automat dezactivat.

E -mail automat pe Outlook

În primul rând, verificați dacă aveți un cont de schimb. Pentru a face acest lucru, deschideți pur și simplu Outlook și verificați dacă mesajul “Conectat la Microsoft Exchange” Apare pe barul tău de stat.

Pentru a activa funcția de răspuns automat, faceți clic pe fila Fişier, apoi faceți clic pe Răspunsuri automate. Se va deschide un dialog și trebuie doar să verificați Trimiteți răspunsuri automate. Opțiunile Timpul de începere Și Sfârșitul timpului Vă permite să vă întâlniți cu mesajul automat pentruTrimite doar în acest timp.

Apoi introduceți mesajul dvs. în filă În cadrul organizației mele, Sau În afară de organizația mea În funcție de contactele pe care doriți să le trimiteți răspunsul automat. Validați făcând clic pe OK.

E -mail automat pe Windows 10

În Poștă, Faceți clic în partea stângă jos pe pictograma roții notate. În filă Setări care este în dreapta, faceți clic pe Răspunsuri automate. Dacă mai multe conturi sunt configurate în aplicație, selectați contul care vă interesează în lista Drop -down. Apoi treceți cursorul de poziție Dezactivat are Activat. Introduceți lipsa de absență în caseta prevăzută în acest scop.

Verificând opțiunea Trimiteți răspunsuri numai la contactele mele, Evitați să trimiteți mesajul automat pe listele de difuzie. Când vă întoarceți din vacanță, pentru a vă dezactiva e -mailul de absență, nu uitați să refaceți aceeași manipulare.

Credite foto: Suteren Studio/Stock.chirpici.com

• Partajați articolul pe

Totul despre ocuparea forței de muncă în Franța: sfaturi profesionale, companii care recrutează făcând clic pe I subscriu, acceptați CGU, precum și Politica noastră de confidențialitate care descrie scopul procesării dvs. de date personale.

Mai multe știri despre Pro Life

• Life Pro Maternitate Concediu: Cum să calculați data de început și când să vă împiedicați angajatorul ?
• Viața profesională pot fi demisă dacă sunt prea des în concediu medical ?
• Pro CPF Life: Angajații nu vor avea nicio responsabilitate de a plăti în 2024
• Pro Life 5 motive întemeiate pentru a face o evaluare a competențelor (chiar și fără convertire)

Toate ofertele de muncă

• Oferte de locuri de muncă de către afaceri
• Oferte de muncă pe oraș
• Oferte de muncă pe companie
• Oferte de locuri de muncă după cuvinte cheie

• Cine suntem noi ?
• Recrutăm
• Accesul clienților

13 modele și exemple de mesaje de e -mail absență

Potrivit LifeWire, 62,86 % dintre profesioniști preferă să folosească e -mailuri pentru a comunica în scopuri profesionale. Dacă adăugăm la aceasta faptul că un executiv trimite în medie 40 de e -mailuri profesionale pe zi, se pare că e -mailul rămâne principala metodă de comunicare folosită în toate tipurile de companii.

Cu toate acestea, nu este întotdeauna posibil ca angajații să răspundă rapid la toate e -mailurile pe care le primesc. Ei pleacă în vacanță, pot să se îmbolnăvească sau să aibă alte angajamente care îi împiedică să răspundă la e -mailurile lor. Dacă nu puteți răspunde la e -mailuri, este important să configurați un „mesaj de absență de la birou” (ooo, în afara biroului).

Ce este un mesaj de absență ?

Un mesaj de absență este un răspuns automat care îi spune expeditorului că nu sunteți la stația de lucru. Aceasta înseamnă că nu veți citi sau nu veți răspunde la e -mailuri la fel de repede ca de obicei. Este utilizat pentru a informa expeditorul despre următoarele fapte importante:

1. Modelul pentru care nu sunteți disponibil

Cele mai frecvente modele sunt:

• Concediu anual/de vacanță

• Boală

• Out -of -of -site antrenament

• Evenimente profesionale (P. Ex. saloane sau conferințe)

• Lucrezi dintr -un alt loc

2. Când expeditorul poate spera la un răspuns

Oferirea unei perioade de răspuns realiste este esențială pentru a stabili așteptările expeditorului. Dacă nu consultați e -mailurile dvs. timp de două săptămâni, este important să îl specificați. Pe de altă parte, dacă consultați e-mailurile în mod punctual, spuneți expeditorului că răspunsul dvs. va dura mai mult decât de obicei.

3. Durata absenței și a datei de întoarcere

De regulă, aceasta este o dată specifică. Cu toate acestea, acest lucru nu este întotdeauna posibil, mai ales dacă sunteți în concediu medical. Dacă este posibil, indicați data de începere a absenței dvs.

4. Acea

Se întâmplă ca o solicitare de informații prin e -mail să fie urgentă, motiv pentru care trebuie să indicați întotdeauna datele de contact ale unui coleg care poate să vă ajute în timpul absenței dvs. Cu toate acestea, asigurați -vă că colegul dvs. este informat în avans.

Puncte suplimentare de reținut

Un mesaj de absență trebuie să fie profesionist, dar cordial. El poate indica, de asemenea, dacă e -mailul va fi transferat sau consultat de alți colegi. De asemenea, este înțelept să recitiți textul mesajului dvs., deoarece defecțiunile de dactilografiere sunt similare cu lipsa de profesionalism.

Pe de altă parte, pentru a fi cu adevărat eficient, un răspuns automat prin e-mail trebuie să folosească întotdeauna limbajul profesional . Este important să ne amintim că toți cei care vă trimit un e -mail îl vor vedea. Glumele, mișcarea necorespunzătoare sau comentarii ciudate nu trebuie să fie.

De asemenea, vă recomandăm să includeți o semnătură de e -mail corporativă în mesajul dvs. de absență. Acest lucru vă va permite să vă prezentați brandul, să vă indicați datele de contact, să vă ofere un aspect mai profesional și, în cele din urmă, să evidențiați conținutul de marketing.

Modele de mesaje de absență

Modelele de mai jos pot fi utilizate pentru diverse circumstanțe. Doar adaptați -le la nevoile dvs. specifice.

Modele de mesaje de absență pentru vacanță/sărbători

Acesta este cel mai obișnuit exemplu de birou de absență de la birou și acesta este adesea ultimul lucru pe care îl facem înainte de a pleca în vacanță. Nu este necesar să includeți detalii, cum ar fi unde mergeți și dacă plecați în străinătate. Cel mai important punct este că nu veți răspunde la e -mailuri în această perioadă:

Vă mulțumesc pentru mesajul dvs.

În prezent sunt absent pentru concediu. Voi reveni la [data] și nu voi avea acces la e -mailurile mele în timpul absenței mele.

Dacă mesajul dvs. este urgent, vă rugăm să contactați [Nume de contact] la următoarea adresă sau număr de telefon: [Adresa de e-mail/numărul de telefon] care vă va putea ajuta. În caz contrar, vă voi răspunde cât mai curând posibil cât mai curând.

În prezent sunt în vacanță și nu am acces la e -mailurile mele. Voi reveni la birou la [Data].

În absența mea, vă rugăm să contactați [Nume] la următoarea adresă: [Adresa de e-mail] dacă e-mailul dvs. necesită să fie tratat imediat.

Model de mesaje pentru concediu medical

Nu este necesar să oferiți prea multe detalii expeditorului, dar este important să specificați că nu veți fi disponibil. Dacă aceasta este o boală pe termen lung, este posibil să nu puteți specifica o dată de returnare.

În acest caz, asigurați -vă că furnizați datele precise de contact ale persoanei care preiau absența dvs .:

În prezent sunt în concediu medical și nu voi putea răspunde la e -mailuri.

Întoarcerea mea la birou este programată pentru [data estimată].

Vă rugăm să contactați [Nume] la următoarea adresă și număr de telefon [Adresa de e-mail și numărul de telefon], care vă vor ajuta în absența mea.

Modele de răspuns târziu

Dacă nu puteți răspunde cu ușurință la e -mailuri atunci când lucrați, indicați -l clar în lipsa absenței voastre. Acest lucru va ajuta la definirea așteptărilor expeditorului în ceea ce privește răspunsul:

Vă mulțumesc pentru mesajul dvs.

În prezent sunt absent din cauza [motivului]. Voi reveni la birou la [Data]. Îmi voi consulta e -mailurile din când în când, dar probabil că nu voi putea să vă răspund imediat.

Dacă mesajul dvs. este urgent, vă rugăm să contactați/My [My College/Manager], [Nume de contact] la următoarea adresă sau număr de telefon: [Adresa de e-mail/numărul de telefon], care va fi în măsură pentru a vă ajuta. În caz contrar, voi răspunde la e -mailul dvs. când mă voi întoarce.

Vă mulțumesc pentru e -mail.

În prezent particip la un [eveniment] corect [loc], de la [data] până la [data]. Voi avea un acces limitat la e -mailurile mele, ceea ce înseamnă că nu voi putea să vă răspund pentru o vreme.

Dacă trebuie să mă contactați urgent, vă rugăm să mă sunați la următorul număr de telefon: [Număr de telefon].

Vă mulțumesc pentru e -mail.

În prezent sunt în mișcare pentru a participa la/în [numele evenimentului] la [Place]. Voi răspunde la e -mailuri imediat ce voi avea ocazia, dar este probabil ca răspunsul meu să dureze puțin timp.

Dacă mergeți la/la [numele evenimentului], nu ezitați să vă opriți pe standul nostru n ° [numărul standului] și îl putem discuta direct.

Model de absență pentru sărbători

Dacă afacerea dvs. este închisă din cauza unei vacanțe publice, majoritatea colegilor dvs., sau chiar tuturor, nu vor funcționa. Prin urmare, un mesaj de absență de la birou trebuie să indice expeditorului că nu ar trebui să se aștepte la un răspuns înainte de redeschiderea afacerii dvs.

Vă recomandăm să nu insistați prea mult în vacanța publică în răspunsul dvs., pentru că nu toți expeditorii o sărbătoresc, ca și dorind un Crăciun fericit sau Joyeuses Easter:

Vă mulțumesc pentru e -mail.

Birourile noastre sunt în prezent închise din cauza [sărbătorilor]. Vom reveni la [Data].

Vă voi răspunde cât mai curând posibil cât mai curând posibil.

Model de răspuns intern în caz de absență

Un răspuns intern poate utiliza un limbaj puțin mai informal, dar nu trebuie să fie prea relaxat. Amintiți -vă că toți angajații, inclusiv membrii de conducere, vor putea vedea acest răspuns automat dacă vă trimit un e -mail:

În prezent sunt în [sărbători/vacanțe/concediu anual], dar mă voi întoarce la [Data].

Dacă aveți nevoie de ajutor, vă rugăm să vă trimiteți e -mailurile direct la [nume], care are grijă de/my/my [My Work/Recepție/Proiecte] în timpul absenței mele.

În caz de urgență, îmi puteți trimite un mesaj la următorul număr de telefon: [Telefon].

Mesaj model de absență în caz de concediu de maternitate

Luarea concediului de maternitate și orice concediu parental implică adesea o absență mai lungă decât concediul anual obișnuit. Cu toate acestea, mesajele pe care le utilizați în acest răspuns automat vor fi similare:

Vă mulțumesc pentru e -mail. Sunt absent de la birou pentru concediu [maternitate/paternitate/părinte] de la [data]. Întoarcerea mea la birou este programată pentru [Data].

Nu -mi voi consulta e -mailurile în această perioadă.

În absența mea, vă rugăm să contactați [Nume] la următoarea adresă sau număr de telefon: [Adresa de e-mail/numărul de telefon] care vă va putea ajuta.

Modele de mesaje de absență pentru generarea de perspective și promovarea conținutului

Ca și semnăturile de e -mail, mesajele de absență pot fi utilizate pentru generarea de perspective și promovarea conținutului nou. Puteți adăuga cu ușurință o propoziție sau două cu un apel pentru o acțiune specifică, de exemplu, un link către un proces gratuit, o invitație de a vă înregistra pentru o demonstrație sau promovarea unei noi cărți electronice sau a unei cărți albe ::

Voi participa la/la [eveniment] de la [data] până la [data]. Prin urmare, nu voi putea să vă răspund imediat.

Dacă mesajul dvs. este urgent, vă rugăm să contactați echipa noastră [Departamentul/Serviciul] la următoarea adresă: [Adresa de e-mail] care vă va putea ajuta.

Dacă doriți să încercați noul nostru/nou [produs], accesați site -ul nostru web și înregistrați -vă pentru o încercare gratuită [link către adresa URL a procesului gratuit].

Vă mulțumesc pentru mesajul dvs.

În prezent sunt absent pentru concediu. Voi reveni la [data] și nu voi avea acces la e -mailurile mele în timpul absenței mele.

Dacă mesajul dvs. este urgent, vă rugăm să contactați [Nume de contact] la următoarea adresă sau număr de telefon: [Adresa de e-mail/numărul de telefon], care vă va ajuta cu plăcere. Voi răspunde la toate celelalte e -mailuri la care mă voi întoarce.

Cu toate acestea, ați consultat cartea noastră albă ? Oferă multe informații utile despre [Indicați temele (e) a cărții albe]. Îl puteți accesa aici: [Link către adresa URL a hârtiei albe].

Cum să configurați un răspuns automat în Outlook și Gmail?

Perspectivă

1. Selectați Fişier > Răspunsuri automate (absență, în afara biroului) .

2. Click pe Trimiteți răspunsuri automate.

2. Faceți clic pe răspunsuri automate.

3. Alegeți plaja cu date în timpul căruia doriți să fie trimis mesajul dvs. de absență și indicați dacă doriți să trimiteți diferite versiuni pentru colegii dvs. interni și pentru persoanele din afara afacerii dvs.

4. Click pe Bine Pentru a salva setările.

Gmail

1. Selectați Setări > Vezi toți parametrii.

2. În fila General, derulați până când răspuns automat.

3. Selectați Răspuns automat activat.

4. Odată ce mesajul dvs. este scris, puteți decide datele la care doriți să îl transmiteți și persoanele pe care doriți să le trimiteți.

5. Click pe Salvează modificările.